Com a administració i des de la perspectiva de serveis orientats a la ciutadania amb informació clara i inequívoca creiem que seria necessari que es pugui seleccionar des d'administrador de l'administració corresponent els tipus de fitxers que es poden aportar en una presentació via e-TRAM 2.0.

Entenem que hi ha ens que estaran interessats en emprar més tipus de fitxers que d'altres de forma que si existeix la possibilitat que a nivell d'organització o per tràmit es pugui seleccionar els tipus de fitxers admesos facilitaria molt tant la gestió interna, com estalviaria molèsties a la ciutadania.

Us comento a continuació el motiu de la sol·licitud:

Per una part, a la Política de Gestió documental corporativa i de transparència de l'Ajuntament de Castellbisbal (www.castellbisbal.cat/politicagestiodocumental) tenim els tipus documents limitats pels motius:
- Garantir que són fitxers amb formats oberts o de fàcil lectura.
- Emprar els formats de fitxers comunament admesos.
- Facilitar la gestió i control administratiu.
- Emprar tipus de fitxer que siguin acceptats a nivell arxivístic per la preservació a llarg terme i minimitzar la necessitat de migrar entre formats.

En concret genera molts problemes l'aportació de fitxers tipus Zip en contenir múltiples fitxers que no queden reflectits a la relació de documents presentats per registre, podent provocar una greu discrepància entre el que el ciutadà creu o afirma que aporta, i el què l'administració pot visualitzar.
Els fitxers comprimits impossibiliten, per altra part, la gestió automatitzada i integració des de registre en obligar a la descompressió manual d'aquests per afegir els documents al gestor documental, augmentant els temps de tramitació.
Per últim, creiem que les millores a e-TRAM, permetent un gran nombre de fiters en cada presentació i augment considerable de la mida màxima permesa fa innecessari aquest format.

Per últim, a nivell de ciutadania, malgrat que s'informa clarament en els tràmits que tipus de fitxers no estan acceptats com els Zip, Word... aquests s'aporten i obliga a que el ciutadà els hagi de tornar a aportar per requeriment dels serveis municipals en no complir amb els formats acceptats.

Gràcies.
Ajuntament de Castellbisbal