Us volem fer una proposta de millora en els formularis que poseu a l'abast del públic, sobretot en el cas de les activitats (tràmits FUE) per mitjà del servei e-TRAM.

En el nostre ajuntament disposem des de l'any passat del ventall de tràmits electrònics d'activitats que l'AOC va oferir a l'Ajuntament per mitjà de l'aplicació e-TRAM, i des del servei responsable de la gestió de les recepcions de les peticions de ciutadans i empreses per aquesta nova via, ens estem trobant amb uns problemes que es repeteixen en gairebé tots els casos en què rebem una comunicació prèvia, declaració responsable, o qualsevol altre tràmit en què la petició la fa una raó social i que, a parer nostre, es deuen a un defecte en els formularis que poseu a l'abast del públic.
Tot seguit us exposo els problemes amb els quals ens trobem massa sovint:

En l'apartat "Dades del Sol·licitant" dels formularis existeixen dos camps per identificar a la persona interessada; un per incloure dades d'una persona física i un altre per incloure les dades d'una raó social. En aquell mateix apartat existeix un únic camp per incloure el DNI/NIF de la persona física o raó social interessada
D'altra banda, activant la casella del Representant que es troba en la part superior del formulari, s'obre un nou apartat de "Dades del representant", on al seu torn també existeixen els mateixos dos camps anteriors i un de sol pel DNI/NIF.

En la pràctica ens estem trobant què en gairebé tots els casos en què qui comunica/declara/sol·licita és una raó social, la persona que omple el formulari inclou en l'apartat "Dades del Sol·licitant" al representant legal en el camp destinat a la persona física i a la raó social en el camp per a la raó social. En el camp del DNI/NIF, pot aparèixer segons la lliure interpretació de qui omple el formulari o bé el DNI del representant, o el CIF de la raó social.
A més, en l'apartat destinat al representant, en el qual només s'haurien d'incloure les dades de qui ostenta la representació LEGAL de la raó social, s'hi posa gairebé sempre el tècnic autor del projecte i que, probablement perquè disposa de certificat digital per interoperar amb el seu Col·legi corresponent, és qui realment formula la declaració/comunicació/sol·licitud.

Omplir d'aquesta manera el formulari comporta les conseqüències següents a l'hora de determinar l'admissió del document:

1. En l'Apartat "Dades del Sol·licitant" s'ha fet constar el nom d'una persona física en la posició de cotitular amb la persona jurídica declarant. Per ser atípic, es dedueix que aquella persona hauria de constar en la declaració responsable com a representant. En aquest cas s'haurà de requerir a la persona representant que acrediti o no aquest extrem.




2. A més, si en l'única casella per al document d'identitat d'aquest apartat ens indiquen el NIF de la persona física, no podrem disposar del CIF de la raó social, que és la dada necessària per identificar-la i per generar les liquidacions de les taxes corresponents.




3. En l'apartat "Dades del Representant" s'han inclòs les dades d'algú (que gairebé sempre coincideix amb el tècnic autor del certificat o projecte) que no disposa de poder legal per representar la raó social, encara que aquesta persona hagi declarat responsablement "que disposa de tots els poders necessaris per presentar la comunicació i rebre, si escau, les corresponents comunicacions i/o notificacions", per la qual cosa aquesta persona està aportant dades falses.

A la vista d'això, des del nostre servei ens veiem obligats a remetre a la persona interessada un escrit per a la esmena de les inexactituds/omissions/falsedats de caràcter essencial que impedeixen exercir el Dret declarat/comunicat, concedint-li un tràmit d'audiència per dur a terme l'esmena.

En la nostra opinió, tot això ho podríem evitar si modifiquéssiu els formularis de la manera següent:

1. Fent que en l'apartat "Dades del Sol·licitant" existeixi un únic camp per a persona sol·licitant, amb el títol "Nom i Cognoms / Raó Social" a l'efecte que només s'hi pugui incloure en aquest camp les dades d'una persona física, o d'una raó social (mai les dues).




2. Fent que el camp "Dades del Representant", a més de contenir només un camp amb el mateix títol que l'anterior, es redenomini com a "Dades del Representant Legal".

També seria apropiat que s'activés un avís (de tipus finestra emergent o com considereu) en el moment d'activar la casella corresponent, que adverteixi expressament que la persona que s'inclogui haurà de disposar de tots els poders admissibles en dret necessaris per presentar la comunicació i rebre, si escau, les corresponents comunicacions i/o notificacions.

Espero que pugueu tenir en compte aquesta proposta, ja que suposo que aquest és un problema que afecta altres ajuntaments.

Agraeixo la vostra col·laboració per endavant.

Des de fa ja un parell d'anys, cada vegada són més les persones que quan participen en procesos de selecció de personal al nostre Ajuntament ho fan de manera telemàtica, utilitzant la instància genèrica per acompanyar la seva sol·licitud de participació en el procés selectiu que es tracti, juntament amb tota la documentació acreditativa de la seva titulació i mèrits. Això genera, en determinats procesos selectius que comporten una gran afluència de participants, que entrin a la nostra Seu Electrònica un gran nombre de sol·licituds que es barrejen amb les altres instàncies genèriques que presenta la ciutadania sense que tinguem manera de diferenciar-les fins que no procedim a la seva obertura i tractament des de l'oficina de registre municipal. En ocasions, això ha provocat situacions de retards importants en el tractament de determinades instàncies sobre temes urgents i que ha generat problemes a les persones sol·licitants o al propi Ajuntament.
Creiem que això ho podriem evitar si des de l'AOC afegiu un nou tràmit de "Sol·licitud de participació en procés de selecció de personal", que ens permeti diferenciar aquestes sol·licituds de la resta d'instàncies genèriques.
Us adjuntem el model de sol·licitud que s'utilitza a l'Ajuntament per si us serveix d'exemple.

Gràcies per endavant.

Quan algú presenta una instància per e-TRAM, queda guardada al DESA'L en la carpeta coresponent a aquest servei dins de la subcarpeta corresponent al número d'entrada, dins de la carpeta de "Documentació pendent de classificar". El fitxer de la instància (no així els annexos) sempre té per nom "SOLeTRAM.pdf".
Una vegada rebuda la instància, si per exemple s'ha de posar dins d'un expedient obert, copiem els documents i els enganxem a l'expedient en qüestió. Ara bé, si en aquell expedient ja hi ha documentació rebuda per e-TRAM, no es copia, i després de molts casos ens hem adonat que és perquè el fitxer que es vol copiar té el mateix nom que un fitxer existent, que sempre és "SOLeTRAM.pdf".
Demanem, doncs, que se'ls assigni un nom sempre diferent, com ara el corresponent al número d'entrada, per tal que puguem fer-ne la còpia i enganxada i no hi hagi problemas per identitats dels noms. Altrament, que almenys s'avisi que no deixa fer la còpia per aquest motiu, perquè ens ha passat molts cops fins que ens n'hem adonat i pot passar a altres usuaris.